第一章 总 则
第一条 为规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《普通高等学校档案管理办法》《高等学校档案实体分类法》《高等学校档案工作规范》《广东省档案管理规定》等法律法规，结合学校工作实际，特制定本办法。
第二条 本办法所称的学校档案是指建校以来，在招生、教学、科研、党政管理和其他活动中直接形成的，对学生、学校和社会有利用保存价值的各种不同形式的历史材料，包括各种电子文档、文字材料、图纸图表、音频、影像、实物等。
第三条 档案工作是学校重要的基础性工作，纳入学校的整体发展规划；也是教学、科研和党政管理工作的重要组成部分，纳入各部门的工作职责范畴。
第二章 机构设置与职责
第四条 学校设立综合档案室（以下简称档案室），隶属综合办公室，为科级建制。档案室是学校档案工作的职能管理部门，负责全校各类档案的接收、管理和利用工作。
第五条 需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，经相关校领导审核批准后，可以根据实际需要由相关部门单独保管，业务上受学校档案室监督、指导。
第六条 本校档案管理队伍配备实施专、兼职人员相结合原则。各部门确定一名兼职档案管理人员，负责本部门档案材料的立卷归档工作，业务上受学校档案室的监督、指导。
第七条 学校档案室的主要职责：
（一）贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，并努力完成上级主管机关下达的有关档案业务工作；
（二）规划全校档案工作，制定全校有关档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查。加强档案工作的规范化、标准化建设，提高档案的综合管理水平；
（三）负责接收（征集）、整理、分类、统计和保管全校各类档案及有关资料；
（四）严格执行国家《保密法》和学校保密规章制度，组织做好档案的鉴定和密级调整工作，对已超过保管或保密期限的档案，提出存毁、解密和降密处理意见；
（五）开展档案的利用工作，办理档案的借用与阅览登记工作；编写档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源；
（六）维护档案的完整与安全，做好档案的安全防范、修复、复制、保护工作；
（七）负责组织全校专（兼）职档案工作人员的业务学习和培训；
（八）完成学校领导交办的其他工作任务。
第八条 兼职档案员的职责：
（一）配合学校档案室贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定及本校的档案工作规章制度。
（二）在本部门领导和档案室的指导下，实施学校档案工作计划、规划。
（三）负责本部门在工作中形成的文件材料的收集、积累、整理、立卷和向学校档案室移交档案等工作。
第三章 文件材料的归档、移交与接收工作
第九条 学校各部门在教学、科研、管理等各项活动中直接形成和使用的，对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料均属于归档范围。主要有如下几个门类：
（一）党群、行政管理类：主要包括学校党委和行政的各种文件、工作计划、工作总结、会议记录和纪要；工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件；党政各部门的工作计划、总结、方案、章程、规则、统计报表；上级机关针对学校下发的关于人事管理、行政管理、党务管理等文件材料。
（二）教学类：主要包括学校在教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的反映教学综合管理、学科与实验室建设、招生就业、课堂教学与实践、毕业生与学位、教材等工作内容的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。
（三）科研类：主要包括学校在科学研究管理和实践活动中形成的反映科研综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等工作内容的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。
（四）基建类：主要包括学校在基础建设管理和建设工程项目活动过程中形成的反映基建综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等方面的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。
（五）仪器设备类：主要包括学校各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在十万元以上）的全套随机技术文件以及在购置、验收、调试、使用、管理、维修、改造、报废等全部活动中产生的文件材料。十万元以下的仪器设备可由设备使用部门建档，并报设备管理部门备案。
（六）出版类：主要包括学校编辑印发的学报、校报及其他学术刊物。
（七）外事类：主要包括学校有关人员出席国际学术会议、出境考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请的外籍、港澳台专家与教师（含客座教师）在教学、科研及其他有关活动中形成的文件材料；授予外籍学者、著名社会活动家名誉职务和招收境外留学生的有关材料；学校涉外活动、对外学术交流、友好往来等有关文件材料。
（八）财会类：主要包括学校在财务管理和会计活动中形成的具有保存价值的文字材料、凭证、帐簿、报表、工资清册等材料。
（九）声像类：主要包括反映学校各项活动和历史发展，具有保存价值的各种以音响、画面形象等方式记录的专门载体（照片、录音、录像、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等）及其相配套的文字材料等。
（十）校史类：主要包括学校建立、合并、举办者变更及上级批复文件，学校各时期档案史料以及校友会、校庆工作材料等。
（十一）上级文件类：包括中共中央、国务院、教育部、广东省委、省府以及广州市委、市府各部委办普发要执行的、有参阅价值的文件材料。
（十二）实物类：主要包括上级领导来校视察、检查、指导工作和境内外知名人士来校参观访问的题词、题字等手迹材料；学校及校内各单位和个人荣获国家、省、市级各类奖品（奖状、锦旗、奖杯等）；境外友好单位颁给的荣誉证书；境外、校内外的团体、个人和校友捐赠的纪念物品，以及其他有保存价值的实物。
第十条 学校实行文件材料形成部门、课题组立卷制度，各部门均是立卷单位，负责按文件材料的自然形成规律，加以系统整理，编排页号或件号，填写卷内目录，经验收合格后向学校档案室移交。
第十一条 各部门要严把案卷质量关，使每一个案卷都符合案卷质量要求。卷内文件材料必须准确反映学校教学科研和管理活动的真实内容，质地优良，书写工整，声像清晰，规格统一，签字盖章齐备。符合有关规范和标准的要求，不得用铅笔、普通圆珠笔、水彩笔、复写纸书写。
第十二条 归档文件材料的保管期限
（一）根据教育部《高等学校档案管理办法》以及国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求执行，档案文件材料分为“永久”、“长期”和“短期”保管，长期保管期限为15－30年；短期保管期限为15年以内。
（二）凡学校档案室对有关文件材料保管期限已明确划定的，按划定的保管期限标注。
（三）对个别没有划定保管期限的文件材料，参照下列原则划分：
1.凡是反映学校及各部门主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、国家建设和历史研究有长远利用价值的，列为永久保管。
2.凡是反映学校及各部门一般工作活动，在较长时间内对学校和社会有查考利用价值的，列为长期保管。
3.凡是在较短时间内，对学校工作有查考利用价值的，列为短期保管。
4.对上级发来的文电，其内容与学校有直接关系，或要求贯彻执行的重要文件应列为永久保管；其它需要贯彻执行的一般性文件材料则列为长期保管。
5.凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。
第十三条 立卷、归档时间
（一）党政部门按自然年度归档，于次年六月底前归档。
（二）各教学部门和须按学年度归档的部门，于次学年度寒假前归档。
（三）科研、基建和专题性成套性档案，应在项目完成并通过鉴定、验收后两个月内归档。
第十四条 档案移交手续
档案室接收档案时，应根据档案目录与移交人员共同清点，对重要的秘密以上的案卷，要逐项清点，经查对无误后方可办理签收手续。
第四章 档案管理
第十五条 学校各部门要建立、健全档案工作的检查与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高档案管理水平。
第十六条 完善归档制度，将档案工作纳入教学、科研和管理人员的职责范围，做到应归档的文件材料必须完整、准确、系统地归档保存。在布置、检查、总结、验收各项工作时做到“四同步”，即下达任务时，同时提出文件材料归档要求并认真考核；检查计划进度时，同时检查文件的形成情况；总结工作及评审、鉴定、验收成果的同时，评审鉴定验收档案的完整、准确、系统的情况；上报、登记和评审奖励科技成果以及工作人员提职考核时，档案部门同时出具归档情况证明材料。
第十七条 个人在从事教学、科研、管理等职务活动中形成的各种载体形式的档案材料是学校的重要财富，必须按规定的移交时间，由本部门档案人员移交档案室集中管理，任何部门或个人不得将档案视为私有。全体师生员工都有保护档案的义务。
第十八条 档案室依据《高等学校档案实体分类法》，负责对学校档案进行分类、编号和上架排列。
第十九条 档案室应不断改善档案的保护条件，对已破损、虫蛀、霉烂和字迹褐色的档案，应及时修复或复制，学校为档案保护提供必要条件。
第二十条 需要销毁的档案，要造清册，报主管档案工作的领导批准后方可销毁。
第五章 档案的开放与利用
第二十一条 学校档案属下列情况之一者，不宜开放：
（一）涉及党和国家秘密的；
（二）涉及专利和技术秘密的；
（三）涉及个人稳私的；
（四）档案形成部门规定限制利用的。
第二十二条 学校档案的提供利用工作，必须遵循以下规定：
（一）学校的各类档案主要为学校工作服务。学校教职工因教学、科研和党政管理等工作需要查阅档案的，凭本人教职工身份凭证，在说明利用档案的目的和范围后，可查阅利用属于开放范围的档案，并可以摘录或复制；一般情况下，档案材料不予借出，如确需借出，须办理借阅手续；借出档案时间一般不得超过10天，如因特殊原因不能按期归还者，应办理续借手续。科研档案如涉及保密问题，查阅前须经课题组负责人同意，其他涉及有密级或限制使用的档案时，须经有关领导批准。
（二）外单位人员前来查阅档案，需持单位介绍信方可查阅，但不得借出有关档案材料；如有必要，经有关领导批准可以提供复印件。港澳台同胞、海外华侨要求利用档案，须经有关主管部门介绍。外国机关和个人要求利用档案，应按国家有关规定办理。
（三）历届毕业生利用本人的学籍、学位档案，须持本人身份证或毕业证书原件，说明利用目的后，方可提供利用。如委托他人办理，被委托人须出示本人法定证件并持有委托人的委托书及毕业证书复印件。
（四）借阅人员须进行登记手续，在填写好调阅内容后，提供查阅。
（五）凡因私和外单位利用者要求复印档案，由档案室负责办理。
（六）借阅者应对档案的安全、保密和完整负责，不得随意拆卷、涂改、损毁或转借他人。否则，除负责赔偿损失外，还须根据有关规定报请学校另行处理。
（七）未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布档案。
第六章 附 则
第二十三条 本办法解释权归综合办公室。
第二十四条 本办法自发布之日起施行。原《广州大学松田学院档案管理办法》（广松〔2018〕54号）同时废止。
