为进一步加强和规范学校各类印章的管理，完善印章刻制、使用手续，根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》《集团成员学校印章管理办法》《关于进一步规范成员学校部门印章管理的通知》，结合我校实际，特制定本管理办法。
本办法所指印章包含但不限于学校行政印章（含学校钢印）、校领导签名章、二级部门印章、专门委员会印章、各类业务专用章及其他经学校批准使用的印章等。
第一章 印章管理机制及职责
第一条 分级管理机制
1.学校校级印章、各部门印章、其他印鉴均纳入统一管理，印章管理实行分类保管、专人负责制。
2.学校校级印章根据集团授权文件进行保管。学校的印章（包括但不限于公章、财务专用章、法定代表人印章、合同专用章、发票专用章）由集团授权的学校印章保管人员妥善保存及管理。
3.学校二级部门印章由部门负责人亲自保管或指派专人保管。未经规定程序审批同意，不得将印章交给他人管理和使用。
第二条 归口管理部门职责
校办公室是学校印章归口管理部门，全面负责学校印章管理工作，包括刻制、回收印章，监督印章的保管和使用等。印章归口管理部门必须遵从国家法律法规，落实完善学校印章管理制度，负责监督校级印章的保管与使用情况，同时负责监督学校各部门保管印章的申盖制度流程建设、用印登记制度执行与印章保管情况。
第三条 印章管理部门职责
根据授权保管校级印章、以及对本部门印章及主管业务专用章负有保管责任的部门，为印章管理部门。印章管理部门应根据学校印章管理办法要求以及经审批通过的保管印章使用用途范围，指定专人负责印章保管，明确部门负责人作为所保管印章用印审批环节，严守保密纪律，确保印章安全，合规管理鉴印。
第二章 印章的刻制、换发、变更与停用
第四条 印章的刻制
1.学校公章（含钢印）、财务专用章及合同专用章等校级印章，由印章管理部门向校办公室提出刻章申请，经校长、董事长审批后报集团批准后根据上级主管部门的规定向公安机关申请办理准刻。
2.学校的部门印章、业务专用章（除财务专用章、合同专用章外）的刻制，由印章管理部门提出申请，校办公室主任审核，业务分管校领导、校长批准，并经董事长核准或由董事长授权校长核准，由校办公室刻制。
3.因工作需要成立的临时组织和机构，原则上不刻制印章，确需印鉴时，可采用业务主要责任部门或办事机构所在部门“代章”形式。
4.校级领导签名章的刻制，经领导本人同意，由校办公室刻制。
5.印章应按规范名称、字体限定规格刻制。新印章戳记由印章归口管理部门留样保存，以便备查。
6.印章刻制应秉持“校级印章尽量少刻，部门印章尽量不刻”的原则。部门印章刻制应先行明确印章仅限的校内用途范围及刻制必要性。
7.未经批准，任何部门和个人不得擅自刻制印章。
第五条 印章的启用与领取
1.印章的启用，须由校办公室印发正式通知文件，明确印章的内刊文字（机构全称）、启用日期、管理部门、用途范围，并附启用印模。
2.启用印章一般应从便于工作衔接上考虑，确定印章的启用时间。
3.对外产生效用的印章，如财务专用章等，在启用前应将启用时间、印章式样通知各有关部门。
4.启用通知下发前，用章部门负责人或指定专人到校办公室办理领取手续，留下印模，签字，同时将旧印章交校办公室。印章领取后应由部门印章保管员按规定保管及使用，不得转借他人。
5.校办公室和受印部门均须把启用印章日期的材料和印模立卷归档并永久保存。
第六条 印章的换发
印章的印文磨损严重或印章损毁、遗失，印章管理部门应及时填写换发印章申请表发起停用申请，并附原印章的种类、字体、制发日期、毁损或遗失经过及失职人员的议处，经校办公室核定、校长核准后方可停用旧章、刻制新章。补发印章的印文字体应有异于原印章，以示区别。原印章（包括毁损的印章）应在补发新章时由校办公室回收，并封存档案。遗失后又寻回的印章，应第一时间上交校办公室。
第七条 印章的变更、盘点与停用
1.因学校组织机构变动或其它原因需变更印章印文、停用印章时，相关组织机构应在正式发文后一个工作日内将原印章交校办公室管理。停用印章应由学校印章归口管理部门先行发文公示至少7个工作日。
2.涉及校级印章（学校公章、法定代表人印章、财务专用章、合同专用章等）变更、停用的，还需报集团最终核准后方可执行。
3.校办公室每年组织各二级部门进行印章盘点，经盘点后确认已作废和无效的印章，由印章管理部门填写《印章停用登记表》进行登记备案。
第三章 印章的使用及审批
第八条 印章使用的基本原则
1.分级负责的原则：学校校级印章、二级部门印章统一纳入印章管理，根据印章业务类别由相应部门负责管理、鉴印，由印章归口管理部门统筹监管。
2.事前审批的原则：印章的申盖使用，须经本办法规定的程序按一事（件）一审在实际用印前完成审批，取得正式授权后方可用印。
3.谨慎使用的原则：鉴印应严格遵守印章用途范围、审批通过事项，审批完成3个工作日内须完成用印。
第九条 校级印章的使用范围及审批程序
1.办理学校设立、变更、注销登记等事务的用印，有关法律文书与合同文本、申请材料由学校法定代表人审核，提交集团核准后方能用印。
2.对于投资类、融资类、担保类、借款类等重大合同或文件，不论金额大小均应在集团授权签署后方可用印。
3.和学校有关的诉讼、仲裁、行政处罚等法律文书、行政文书用印，经业务主管部门审核后，由校长审批、学校董事长审批并经集团核准后方可用印。
4.以学校名义发出的公文、公函，学校统计报表、财务报表等各类对外报表与资料、以学校名义为教职工开具的学校证明、介绍信、以学校名义为学生开具的出国、出境材料证明与介绍信等，由业务主管部门负责人审核，分管校领导审批，并由校长核准后，方可用印。但对于具备下列条件之一的文件最终由集团核准：
（1）涉及对外承诺的。
（2）可能导致学校承担经济、法律责任的。
（3）对学校运营带来较大影响的。
（4）直接涉及学校举办者权益变更的。
（5）学校负责人无法承担由此带来的后果的。
5.以党委名义发出的各类文件和通知，须经学校党委书记审核后，方可用印。
6.对外签署的各类合同，必须按照合同审批程序通过后，方可用印。涉及金额超过5000万元及以上的日常经营合同必须由集团主席核准后方可用印。
7.办理银行开、销户、变更手续需用印的，按照学校财务管理制度中关于银行账户的相关规定履行报批手续（监管账户除外）后方可用印。
8.办理人力资源工作（包括录用、退工、养老金、公积金申报等）需用印事项，由人事处经办，经分管校领导、校长审核并由董事长审批或董事长授权校长审批。
9.校领导签名章按印章有关规定使用。校领导交由校办公室保管的私人印章，除已经校领导本人授权或会签的文件外，临时用印须征得校领导本人同意。
第十条 印章使用要求
1.印章申盖必须按规定流程提交业务主管部门及相关校领导审批。
2.用印申请时须由用印申请部门填写印章申请，并附完整用印材料，涉及金额的，须明确填写金额。用印审批程序按集团与学校规定的印章审批流程流转并由相关人员签署意见。
3.用印申请审批通过后，应在3个工作日完成用印，否则当次用印申请作废，必须重走申请方能用印。
第十一条 学校二级部门印章的使用及审批
1.部门或个人提出用印申请，经申请部门负责人审核、印章管理部门负责人审批确认无误后，由印章保管人进行鉴印。
2.对于涉及印章管理部门外其他部门业务的用印申请，印章管理部门负责人须征得相关业务部门负责人同意后方可用印。
3.各部门印章、业务专用章仅限学校内部工作联系使用，不得对外，不得代替学校印章使用，对外使用无法律效力。严禁滥用印章发文、发函、出具凭证。部门章、各类业务专用章的管理部门应及时做好用印登记备查。
第十二条 不予用印的情况
1.拆分项目申请用印、超出申盖印章用途范围或未经规范流程审批的。
2.与已通过的审批程序申请用印材料不一致的。
3.用印申请审批完成后超过3个工作日方提出用印的。
4.以同一审批流程反复申请用印的。
5.材料空白、填写不全、存在涂改、字迹不清、以不同笔迹书写、以铅笔、圆珠笔书写或落款名称与印章名称不符的。
6.涉及个人财产、隐私、法律纠纷或无法核实材料内容真实性的。
7.经学校领导认定不需用印的其他情况。
第四章 印章的保管
第十三条 印章保管要求
1.各类印章的保管均须指定专人负责（公章、法定代表人印鉴由集团委派或授权的专人负责，二级部门印章由部门负责人指定专人保管）。印章保管应实行不相容岗位分离，避免出现印章保管人岗位对其保管印章存在用印需求的情况。
2.印章原则上不得外借或带出。如确属工作需要，应经管理部门负责人同意，校级印章需经分管校领导审批、董事长核准（或授权校长核准），方可派遣专人携带前往，专车、直线往返。无特殊情况，印章应在当日归还。
3.印章保管人不得将印章随意放置或交他人。保管人由于各种原因不在工作岗位时，应将印章交由本部门负责人或负责人指定的专人临时保管，并严格遵照交接手续以书面形式确认交接时间，以保证工作需要。
4.印章保管人如有岗位变动或离职时，须交清所保管的印章和《用章登记表》后方准办理岗位变动或离职手续。印章交接应在第三人监督下进行，并填写《印章交接登记表》，由双方当事人及监督人签字。涉及集团授权管理的印章，还需经集团核准后方可交接。
5.印章保管人应坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印，确保印章安全并做好印鉴的妥善保管，严防偷盗，发现遗失、盗窃或异常情况，应保护好现场，及时向印章管理部门负责人报告，同时采取紧急补救措施，并配合相关调查。
第十四条 鉴印管理要求
印章保管人在鉴印时应高度重视以下事项：
（1）鉴印仅可在按规定程序审批通过后由印章保管人本人进行，任何人不得代为鉴印。
（2）遵守保密纪律，对用印件的内容承担保密义务。
（3）鉴印时应根据用章申请核对用印文件内容、数量，并由印章保管人监督用印申请人完整填写《用章登记表》。
（4）按照时限要求规范鉴印，保证用印类别无误、盖章位置准确恰当、印迹端正清晰、印章名称与用印件的落款一致，不漏盖、不多盖。
（5）认真履行用印时的登记、签字、统计及有效文档归档等工作制度。
第五章 印章管理监督与考核
第十五条 印章管理监督与考核要点
1.校办公室负责学校印章管理监督、考核及通报，并对发现的问题予以督办整改。各二级部门应不断加强印章管理，责任明确到人，确保印章管理的各项规章制度严格落地。发现违规用章，一经查实，按照相关制度予以追责。
2.印章管理工作考核内容包括但不限于人员机构、规章制度、分级授权管理、制发启用、保管措施、审批程序、规范用印、印章变更与废止、交接手续、台账管理、自查自纠、廉洁自律等方面。
3.以下行为应视情节严肃追责：
（1）伪造、变造、盗用、违规用印、故意毁损、遗失印章的；
（2）私自翻刻、模仿、涂改印章或臆造印章的；
（3）负有印章监管责任的人员营私舞弊或疏于履行监管职责的；
4.对印章管理存在违规违纪行为、出现印章管理事故、损害学校利益的部门或者个人应予以批评或处罚；除追究当事人责任外，还需根据实际情况追究印章管理部门负责人、印章保管人的失职责任，视情节给予通报批评、降薪、降职、赔偿损失、解除劳动印章等处罚，上述处罚措施可以并用，涉嫌犯罪的移交司法机关处理。
第六章 学校原有印章的管理与使用
第十六条 根据教育部及省教育厅关于独立学院转设印章管理工作相关要求，学校原刻有“广州大学松田学院”字样的印章（含学校公章、钢印、二级部门印章、专门委员会印章、各类业务专用章等经学校批准使用的印章）仅限用于2020年（含）之前以“广州大学松田学院”名义招收的学生办理相关学籍和证书管理资料（用章审批流程详见《广州大学松田学院转设过渡期印章管理办法》），由学校统一管理。
第七章 附则
第十七条 本办法由校办公室负责解释。
第十八条 本办法自签发之日起生效。
