第一章 总则
第一条 为使学校的公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《国家行政机关公文处理办法》，结合学校实际，特制定本办法。
第二条 本办法适用于学校内各单位的公文处理工作。
第三条 公文是学校在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第四条 公文处理工作是指公文的拟制、办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
第六条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其它有关的规定。
第七条 综合办公室是学校公文处理的管理部门，主管学校的公文处理工作。
第二章 公文种类
第八条 学校常用的公文种类主要有：
（一）决定。适用于对重大事项或行动作出安排，奖惩有关单位及人员。
（二）公告。适用于向校内外宣布重要事项或法定事项。
（三）通告。适用于公布学校各有关方面应当遵守或周知的事项。
（四）通知。适用于转发上级机关或不相隶属机关的公文，传达要求下级机关部门或有关单位和个人共同执行或周知的事项，发布规章制度，任免人员。
（五）通报。适用于表彰先进、批评错误和传达重要精神或告知重要情况。
（六）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。
（七）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
（八）批复。适用于答复下级机关的请示事项。
（九）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（十）函。适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（十一）会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章 公文格式
第九条 公文一般由密级、保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、抄送机关、印发机关、印发日期、页码等部分组成。
（一）涉密公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。
（二）紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”件。
（三）学校发文机关标志包括以下3种：广州应用科技学院、中共广州应用科技学院委员会、共青团广州应用科技学院委员会。
（四）发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。学校发文字号包括：广应科、广应科函、广应科办、广应科人、广应科学、广应科教、广应科党、广应科团。联合行文时，使用主办机关的发文字号。
（五）上行文应当注明签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
（六）公文标题应当准确、扼要地概括公文的主要内容并标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称、规范化简称或统称。
（八）公文如有附件，应注明附件顺序和名称。
（九）公文除会议纪要以外，应当加盖印章。
（十）成文日期以签发日期为准，公文成文日期一般用阿拉伯数字将年、月、日标全。
（十一）公文如有附注，应当加括号标注。
（十二）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。
（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
第十条 公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
第十一条 公文用纸采用国际标准A4型（长297毫米、宽210毫米），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
第四章 行文规则
第十二条 行文应当确有必要，注重效用。
第十三条 按规定须经董事会、党政联席会议研究决定的事项，应在会议作出决定后方可行文。
第十四条 除综合办公室外，各职能处室（馆、中心）及二级学院不得对外正式行文。各部门如需就其所主管的业务工作提出重要的指导性“意见”或作出决定，则由综合办公室加批转发。如需布置事务性、临时性工作，可以用无机关标志的纸张印发通知等形式进行。
第十五条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关或主送部门，如需同时送其他部门或机关时，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级部门。
“报告”等非请示性公文中不得带请示事项。
第十六条 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以学校名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
第五章 发文办理
第十七条 发文办理指以学校名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、存档等程序。
第十八条 学校的文件一般由综合办公室草拟，内容涉及职能处室（馆、中心）工作的，由相应职能处室（馆、中心）负责草拟。
第十九条 草拟公文应当做到：
（一） 符合国家的法律、法规及其他有关规定；
（二） 情况确实，表达准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅力求简短；
（三） 公文的文种应当根据行文的目的、学校或相关职能处室（馆、中心）的职权以及与主送机关的行文关系确定。
（四） 拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
（五） 人名、地名、时间、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写明具体的年、月、日。
（六） 公文结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
（七） 应当使用国家法定的计量单位；
（八） 公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩写语、具有修辞色彩词句中作为词素的数字必须用汉字外，其余应使用阿拉伯数字。
第二十条 拟订公文，对涉及其他职能处室（馆、中心）的职权范围内的事项，主办部门可通过云之家公文征求意见等方式主动与有关部门协调，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，报请校领导协调或裁定。被征求意见人应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。
向上级机关或各级政府职能处室行文，一般应与机关或部门先行沟通，征得基本同意后再行文。
第二十一条 公文送校领导签发前，综合办公室负责人应当先进行审核。由职能处室（馆、中心）草拟的公文，部门负责人应先进行审核。审核的重点是：是否确需行文；是否符合国家方针、政策和有关的法律、法规和规章；提出的措施和办法是否切实可行；是否经有关部门协商、会签；使用文种是否恰当；文字表达是否通顺、练达；公文格式是否符合有关规定等等。
第二十二条 由职能处室（馆、中心）草拟的公文，如需作较大修改，综合办公室主办人员应提出修改意见，由职能处室（馆、中心）修改后重新报送。修改后职能处室（馆、中心）负责人应再次审核。
第二十三条 公文由拟稿部门的分管校领导签发；公文涉及多个职能处室（馆、中心）职责范围内工作的，由相关职能处室（馆、中心）负责人及分管相关职能处室（馆、中心）的校领导会签，校长签发；规章制度类公文由各分管校领导会签，校长签发。签发人（会签人）签发（会签）公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。已签发的文件，一般不得再修改。如有实质性修改，修改后应经签发人复审。
第二十四条 公文正式印制前，综合办公室应当进行复核，重点是：审批签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
第二十五条 公文签发后，统一由综合办公室安排印制，印制后统一由综合办公室分发。公文原稿由档案室集中统一存档。
第六章 收文办理
第二十六条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办、答复等程序。
第二十七条 对收到的公文，综合办公室应当及时提出拟办意见并送校领导批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。
第二十八条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围内或者不宜由本部门办理的，应当及时退回综合办公室并说明理由。
第二十九条 公文办理中遇到有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请校领导协商或裁定。
第三十条 审批公文时，对有具体工作事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有具体工作事项的，圈阅表示已阅知。
第三十一条 送校领导批示或者交有关部门办理的公文，综合办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
第三十二条 公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
第七章 公文归档
第三十三条 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理存档。
个人不得保存应当归档的公文。
第三十四条 归档范围内的公文，应当根据其相互关系、特征和保存价值等整理，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映学校的主要工作情况，便于保管和利用。
第三十五条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案室移交。
第三十六条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
第八章 公文管理
第三十七条 公文由综合办公室统一收发、用印、归档和销毁。
第三十八条 上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经校领导或者综合办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。
第三十九条 公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
第四十条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印部门证明章。
第四十一条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第四十二条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经综合办公室主任批准，可以销毁。
第四十三条 销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。
第四十四条 工作调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第四十五条 密码电报的使用管理，按照有关规定执行。
第九章 附则
第四十六条 本办法由综合办公室负责解释。
第四十七条 本办法自公布之日起施行。原《广州大学松田学院公文处理暂行办法》（广松〔2002〕3号）同时废止。
